スポーツチームのカルテをデジタル化する方法｜紙・Excelから移行する5ステップ

カルテをデジタル化するメリット

デジタル化の大きな利点は、選手ごとの記録を時系列で確認できることです。担当者が変わっても、評価、対応、参加状況、その後の経過を一つの流れでたどれます。

また、閲覧範囲を役割ごとに分けやすくなります。トレーナーが扱う詳細な記録と、コーチが必要とする練習参加情報を同じ内容で共有せず、それぞれに必要な範囲で渡せます。

ステップ1：現在の記録を棚卸しする

まず、現場で使っている紙、表計算、フォーム、チャットを一覧にします。「誰が」「いつ」「何のために」記録しているかを確認すると、重複している入力や、集めても見返していない項目が見つかります。

デジタル化後も必要な記録、一定期間だけ保管する記録、移行しない記録の3つに分けると、移行作業を小さくできます。

• 選手基本情報と所属
• 傷害・体調に関する記録
• 施術やリハビリの対応記録
• 練習・試合の参加状況
• コーチやスタッフへの共有内容

ステップ2：記録項目と表現を揃える

担当者ごとに書き方が違う項目は、検索や集計が難しくなります。発生日、部位、参加状況など、あとから絞り込みたい情報は選択式にし、所見や対応内容は自由記述として分けます。

すべてを選択式にすると状況が伝わりにくくなり、自由記述だけでは比較ができません。構造化する項目と文章で残す項目を目的に合わせて分けます。

ステップ3：閲覧・編集権限を決める

医療やコンディションに関する情報は、チーム内の全員が同じように閲覧する前提にしません。管理者、医療スタッフ、コーチ、選手など役割ごとに、閲覧と編集の範囲を決めます。

コーチには練習参加の可否や配慮事項を共有し、詳細な医療記録は必要なスタッフに限定するなど、日常業務に合う線引きを事前に合意します。

ステップ4：移行範囲を小さく決める

過去の全記録を手入力で移すと、運用開始が遅れます。現在対応中の選手、直近の一定期間、今後参照する可能性が高い記録から移し、古い原本は保管場所を明確にして残す方法が現実的です。

移行日を決めたら、その日以降の新規記録は新しい場所だけに入力します。紙とデジタルの二重運用期間を短くすることが、定着のポイントです。

ステップ5：2週間で運用を見直す

開始後は、入力に時間がかかる項目、確認されていない項目、共有しづらい情報をスタッフで確認します。最初の設計を固定せず、現場で使える量に減らしていきます。

記録の品質は項目数ではなく、必要な経過が継続して残っているかで判断します。担当者が変わっても同じ流れで確認できれば、デジタル化の効果が出ています。